Comment gérer les interruptions quand on est Office Manager

Quand on est Office Manager, on est souvent interrompu par les requêtes de ses collègues : « tu peux checker ma fiche de paie il y a un truc bizarre ? », « tu peux t’arranger pour qu’il y ait des plats vegan pour le prochain teambuilding ? », « tu peux me finir ce reporting pour demain 7h ? » etc. Pensez ne serait-ce qu’à votre dernière journée de travail, combien de fois avez-vous été interrompu ? Bref, vous connaissez le phénomène.

Ces interruptions peuvent avoir lieu en direct, quand un collègue passe devant votre bureau, et se souvient soudainement qu’il avait un truc à vous demander, par téléphone ou même par mail. Elles sont évidemment un obstacle potentiel à votre gestion du temps. In fine, elles peuvent même être un obstacle à l’atteinte de vos objectifs. Car jusqu’à preuve du contraire, vos journées ne font que 24h. Ces interruptions, en plus de vous priver d’un temps précieux, peuvent venir casser votre concentration : il vous faut un certain temps avant de vous replonger dans la tâche sur laquelle vous étiez en train de travailler.

Mais vous le savez très bien : des interruptions, il y en aura toujours, impossible de totalement les éviter. L’idée cependant, est de pouvoir les contrôler et les classifier pour savoir si elles sont réellement nécessaires. On vous explique comment !

Étape 1 : tenir un « journal des interruptions »

Avant toute chose, il convient de mettre en place un journal des interruptions. Faites-vous un petit tableur qui ressemble à celui ci-dessous.

Inutile de tenir ce journal ad vitam æternam, mais remplissez le pendant une semaine complète, histoire d’avoir des résultats significatifs. Dans ce journal, notez qui vous interrompt, quand, pour quel sujet, est-ce que c’était pour un sujet « légitime » ou non, et enfin est-ce que c’était urgent.

Étape 2 : analyser les résultats

Une fois la semaine terminée, ouvrez votre bon vieux journal des interruptions, et analysez les résultats. Quelles sont les fois où vous avez été interrompu pour un sujet « légitime » ? Entendez par légitime un sujet qui rentre réellement dans votre périmètre. Mais entendez également par là : la personne aurait-elle pu attendre une occasion, comme une réunion hebdomadaire pour vous faire cette demande, ou était-ce vraiment le bon moment ?

Maintenant, regarder la colonne « Urgent ou non ». Quelles requêtes étaient urgentes ? Auraient-elles pu être anticipées ? Un moyen de se prévenir de ces requêtes urgentes faites au dernier moment et d’organiser des réunions hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles (à vous de voir ce qui convient le mieux) avec les personnes concernées : vous savez lesquelles en consultant votre journal. Quand ces personnes savent qu’elles ont accès à un créneau dans votre emploi du temps pour vous faire des requêtes, elles peuvent davantage anticiper celles-ci, vous permettant de limiter les demandes urgentes au dernier moment. Cela concerne d’ailleurs aussi les requêtes non urgentes.

Enfin, analysez combien de requêtes étaient légitimes et urgentes. Si on fait le parallèle avec la matrice d’Eisenhower, cela correspond aux « Urgent et Important ». Ce qui signifie que ces requêtes doivent être traitées au plus tôt. Pour éviter que ces tâches vous surchargent et vous stressent, le mieux est de bloquer plusieurs petits créneaux dans la semaine pour traiter ce genre de demande. Pour savoir combien de créneaux planifier, et de quelle durée, consultez encore une fois votre journal des interruptions pour faire une estimation, à partir des tâches « valides et urgentes » qui vous ont été faites durant la semaine, et combien de temps celles-ci vous ont prises pour les traiter.

Astuces pour réduire et maîtriser les interruptions

Bon, on l’a déjà dit des centaines de fois, mais limitez au maximum les notifications sur votre téléphone, cela va de soi. Et c’est aussi et surtout valable pour les notifications d’email, que vous feriez bien de désactiver sur votre ordinateur aussi.

Une autre astuce lorsqu’une demande « ultra urgente » vous est faites, et d’inviter la personne qui vous fait la demande à respirer un bon coup. En effet, sous l’effet d’un rush d’adrénaline dû à l’urgence, on ne prend pas toujours les bonnes décisions. En attendant quelques minutes, la personne se rend souvent compte d’une part que la décision prise (celle faisant l’objet de la requête) n’est pas forcément la meilleure, d’autre part, que la situation n’est finalement pas si urgente que cela. Ça ne marche pas à tous les coups, mais ça vaut la peine d’essayer.

Enfin, encore et toujours, apprenez à dire non. On vous explique cela ici.

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Les interruptions incontrôlables

Quand bien même vous aurez mis en place un journal des interruptions et aurez mis en place les différentes astuces pour limiter les interruptions, vous ne pourrez malheureusement pas contrôler 100% de celles-ci. Pas de panique, c’est tout à fait normal.

Par contre, faites savoir à la personne que vous n’avez que très peu de temps, histoire d’éviter que ça prenne des plombes : « ok je t’écoute, par contre je n’ai que 5 minutes, je suis sur un dossier urgent ». L’idée est d’éviter que votre interlocuteur commence par un « small talk » où il vous raconte son week-end. Encouragez-le à aller droit à but, et si une solution n’est pas trouvée avant la fin du temps imparti, fixez un moment pour y revenir plus tard.