Les 7 grandes lois de la gestion du temps

Les 7 grandes lois de la gestion du temps

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Ah le temps… Sans être palpable, il est pourtant la ressource la plus précieuse, d’un point de vue professionnel comme personnel. Quand bien même on organise au mieux son temps de travail, force est de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. En effet, différents facteurs impactent notre “ressenti” du temps : le plaisir, le stress, la frustration ou encore l’apprentissage.

Quoi qu’il en soit, ce qui compte, ce n’est pas tant la quantité du temps de travail, mais surtout sa qualité. Alors comment s’organiser, pour tirer un maximum de “qualité” de chaque heure travaillée ? Pour cela, il faut avant tout connaître les 7 grandes lois de la gestion du temps, et c’est ce qu’on vous propose de découvrir dans cet article !

Pour tout comprendre :

La loi de Carlson : limitez les interruptions

Un certain Sune Carlson mena en 1951 une étude sur le travail des managers. Il constata qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les 20 minutes ! Et il leur fallait plusieurs minutes avant de se replonger dans leurs tâches. Grosso modo, à peine replongés dans leurs tâches qu’ils étaient à nouveau interrompus...

interruptions

Il en tira une loi, aujourd’hui appelée la loi de Carlson “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois.” 

Vous l’aurez compris Office Manager, pour être productif, vous devez éviter au maximum les interruptions ! Quand vous vous plongez dans un travail qui demande concentration, désactivez les notifications, passez en mode avion (si vous le pouvez) et mettez un casque pour faire comprendre à vos collègues que ce n’est pas le moment de vous déranger !

Retrouvez ici notre article sur la Loi de Carlson.

La loi de Pareto : 80% des effets sont le produit de 20% des causes

Nous avions déjà sorti un article sur l’utilisation de la loi de Pareto pour prendre de meilleures décisions quand on est Office Manager, article disponible ici.

Pour vous résumer la chose, la loi de Pareto, c’est la fameuse règle des 80/20. Vilfredo Pareto, un économiste Italien, s’était amusé à analyser les données fiscales de plusieurs pays européens. Quelques calculs complexes plus tard, il en est arrivé à la conclusion suivante : “80% de nos résultats sont la conséquence de 20% de nos actions”.

Office Manager, il s’agit donc d’identifier les 20% de vos actions les plus productives et avec le plus de valeur ajoutée, qui vous apportent 80% de vos résultats. Et d’insister sur ces tâches afin de démultiplier vos résultats. Mais vous pouvez également l’appliquer sur d’autres sujets, peut-être vous rendrez-vous compte que 80% de votre stress est causé par 20% de vos missions ou encore que 80% des interruptions sont causées par 20% de vos collègues… À vous d’en tirer les bonnes conclusions.

La loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Notre article plus complet sur la loi de Parkinson est disponible ici.

Un certain Cyril Northcote Parkinson a un jour eu la merveilleuse idée de réaliser une étude sur l’administration britannique. Suite à cette étude, il en tira le principe suivant : “tout le travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler son temps, il faudrait donc s’imposer des deadlines, pour avoir un minimum de pression et être efficace.

C’est plutôt vrai n’est-ce pas ? La morale ici est plutôt simple : fixez-vous des délais pour chacune de vos tâches, sinon quoi vous les repousserez encore et encore, ou bien les réaliserez en beaucoup plus de temps qu’il n’en faut réellement. ( ps : si vous repoussez encore et encore, c’est peut-être que ce n’est ni urgent ni important, vous feriez bien de faire un tour sur la matrice d’Eisenhower…)

La loi d’Illich : prenez des pauses

Prendre des pauses pour être plus productif, ça vous paraît contre-intuitif ? Eh bien vous avez tort selon Ivan Illich, un penseur autrichien. Il énonça le principe selon lequel au-delà d’un certain temps passé sur une tâche, notre efficacité diminue, et même, devient négative. Le temps de concentration optimale serait de 45 minutes, et il serait conseillé de prendre une pause lorsqu’on le dépasse.

Office Manager, plus de complexe pour prendre des pauses plus régulièrement ! C’est aussi l’occasion de discuter avec vos collègues (même si c’est un peu plus compliqué en cette période de télétravail…) et de mieux les comprendre !

Pensez également à adapter votre travail à votre rythme biologique, en travaillant par exemple sur des tâches demandant concentration le matin, et sur des tâches plus mécaniques après le repas, pendant la digestion.

La loi de Murphy : toujours garder une marge de temps pour les imprévus

Découvrez ici notre article complet sur la loi de Murphy.

Cette fois-ci, la loi nous vient d’Edward A.Murphy, un ingénieur de l’US Air Force. En 1949, il conduit une expérience avec des chimpanzés pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Manque de pot, l’assistant chargé de placer les électrodes sur les chimpanzés les avait placés à l’envers, et ils n’enregistrèrent aucun signal. Le pauvre Murphy déclara : “si on laisse à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera”.

D’où la loi de Murphy, maintenant exprimé de la sorte : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira toujours par mal tourner.”

bad luck

Un peu pessimiste certes. Mais la leçon à en tirer, quand on est Office Manager, est de toujours se garder une marge de temps pour les imprévus, toutes les petites choses qui peuvent potentiellement capoter. Et donc ne pas se prévoir des emplois du temps réglés au millimètre près, où le moindre écart chamboule tout, mais plutôt de réserver des créneaux pour ces fameux imprévus.

Loi de Fraisse : plus une activité est captivante, plus elle nous paraît brève

Vous aussi vous avez tendance à trouver le temps long quand vous travaillez sur des tâches relous ? C’est bien normal, et c’est ce qu’énonce la loi de Fraisse “1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure”.

Si cette loi peut paraître bizarre au premier abord, l’idée est assez simple : quand on bosse sur quelque chose qui nous passionne, par lequel on est captivé, le temps semble passer plus vite. 

Pour exploiter cette loi, il ne s’agit pas de travailler uniquement sur des tâches qui nous passionnent, ce serait trop facile. On a en effet tous parfois, des missions un peu intéressantes, mais néanmoins nécessaires. L’idée est là d’équilibrer ces journées entre tâches intéressantes et tâches “bof”, pour conserver une efficacité durable dans le temps. 

Cette loi peut d’ailleurs être complété avec la loi de Laborit, que nous abordons ci-dessous :

Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit était un chirurgien et un biologiste, spécialiste des comportements humains. C’est ce dernier point qui lui permettra d’énoncer le concept de “programme biologique de survie”. Sous ses aspects compliqués, ce concept renferme en réalité un principe simple : nous avons tous une tendance naturelle à fuir le stress, et à rechercher en priorité le plaisir. La loi du moindre effort, en fait. 

Le problème, c’est que cette loi n’est pas vraiment compatible avec l’univers professionnel, encore moins quand on est Office Manager. 

Pour contrecarrer cette loi, une bonne stratégie est de commencer sa journée par les tâches les plus difficiles. Vous aurez ainsi l’esprit plus libéré, et pourrez plus facilement continuer le travail du reste de votre journée.

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