11 erreurs courantes en matière de gestion du temps

Office Manager, vous courez partout : votre temps est on ne peut plus précieux ! Autant dire qu’une bonne gestion de celui-ci est indispensable. Une majorité de personnes considère que leur temps au travail pourrait être mieux géré, en faites-vous partie ? Vous sentez-vous parfois dépassé, avez-vous du mal à respecter vos deadlines ? La situation peut devenir extrêmement stressante.

En matière de gestion du temps, il est parfois difficile d’identifier ses erreurs, et de prendre le temps (c’est le cas de le dire) de s’améliorer. On vous liste les 11 erreurs les plus courantes en matière de gestion du temps, et comment y faire face ! Alors, combien en faites-vous ?

Ne pas prioriser ses tâches

Votre boss vous demande le reporting mensuel en toute urgence, le réseau wifi vient de lâcher et vos collègues travaillent tous en partage de connexion et vous devez boucler l’organisation d’un teambuilding d’ici à ce soir. Une bonne journée de travail en perspective : des urgences, des imprévus, et vous ne savez pas par où commencer.

Il est parfois très compliqué de gérer son temps de travail et de prioriser ses tâches, surtout quand tout semble très urgent. Cependant, il est indispensable d’être en mesure de créer une hiérarchie dans ses missions, pour planifier son temps et ne pas se voir complètement perdu. Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire. Pour cela, on ne le dira jamais assez, la matrice d’Eisenhower est votre allié au quotidien pour définir vos priorités et organiser son temps.

Sinon, pour rentrer plus en détail dans le sujet de la gestion des priorités, on vous explique ici comment prioriser ses tâches quand tout est super-mega-giga important.

Ne pas faire de to-do list

Une très grosse majorité des Office Manager utilise la to-do list : c’est un outil indispensable. Mais peut-être pas tous cependant, voilà pourquoi on se permet d’en parler ! Quand on n’utilise pas de to-do list, un sentiment apparaît parfois : celui d’avoir oublié de faire quelque chose, qui plus-est, quelque chose d’important.

Nul besoin donc d’insister sur le caractère indispensable d’une liste de tâches. Mais attention, il s’agit d’un outil qui doit être géré correctement pour être efficace et pour permettre de maîtriser son temps. On vous explique comment ici.

Ne pas savoir faire face aux distractions

Un collègue qui vient vous raconter son week-end qu’il a passé à se faire l’intégral du Seigneur des Anneaux, votre téléphone qui vibre pour vous annoncer que votre tonton vient de s’abonner à votre compte Instagram, des notifications de mail dans tous les sens… Au bureau, les distractions, ce n’est pas ce qui manque.

Le problème, c’est que si on n’y fait pas attention, ces petites distractions peuvent complètement nous perturber dans la réalisation de nos tâches : on perd toute capacité de concentration. De véritables voleurs de temps.

Pour reprendre le contrôle, il est important de minimiser ces distractions et de savoir y faire face. Pour cela, quelques astuces simples : désactiver les notifications de certaines applications sur son téléphone (grosso modo tout sauf les appels et les messages) , désactiver les notifications qui s’affichent directement sur votre écran d’ordinateur lorsque vous recevez des mails (si l’objet et le début du mail s’affichent, inconsciemment, vous êtes déjà en train de traiter ce mail…), ou encore inviter ce collègue racontant son palpitant week-end avec Frodon à remettre son récit à un moment plus propice, comme la pause repas. Ciao les interruptions !

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Etre toujours occupé

Ah vous ne l’avez pas vu venir celle-là ? Cependant, en matière de gestion du temps, un problème existe réellement chez certaines personnes : celui d’être en permanence occupé, et surtout de s’empresser de le dire à qui veut l’entendre, comme pour combler un besoin d’attention.

Si vous êtes occupé à avancer sur des choses réellement productives, avec une vraie valeur ajoutée, aucun souci.

Mais quand c’est tout le temps le cas, cela signifie rarement que vous êtes efficace, et conduit à un fort stress. On a vu mieux en matière d’efficacité professionnelle. Ralentissez un peu et apprenez à mieux gérer votre temps.

Ne pas se fixer d’objectifs

Pour mieux gérer son temps, il est indispensable de se fixer des objectifs, dans sa vie personnelle comme dans sa vie professionnelle. Quelle compétence souhaiteriez-vous acquérir cette année ? Quel projet vous tient à cœur ? Qu’aimeriez-vous faire dans 6 mois, 1 an, 5 ans ? Il est grand temps de vous fixer des objectifs pour gagner en efficacité !

Alors pourquoi les objectifs sont si importants en matière de gestion du temps ? Eh bien ils vous permettent de vous donner une vision, une destination vers laquelle aller. Ainsi, vous gérez mieux vos priorités en fonction de ceux-ci, vos ressources, et donc votre temps. Votre emploi du temps est bien plus pertinent. De même, vous êtes davantage motivé pour faire face aux distractions qui apparaissent sur votre chemin.  

Pour définir un bon objectif, utilisez la méthode des objectifs SMART : votre objectif doit être :

• Spécifique : entendez par-là que votre objectif doit être clair, net et précis, aucune place au doute ou à l’interprétation.
• Mesurable : vous devez pouvoir mesurer si vous avez atteint ou non votre objectif.
• Atteignable : vous devez pouvoir réaliser un plan pour atteindre votre objectif, à travers différentes étapes.
• Réaliste : votre objectif doit vous sembler ambitieux, mais toutefois réaliste. Un objectif inatteignable sera rapidement abandonné.
• Temporellement défini : vous devez vous fixer une date butoir pour la réalisation de cet objectif.

Procrastiner

Ah la procrastination… Un ennemi connut de tous en matière de productivité et de gestion du temps. On parle de procrastination lorsque vous reportez à plus tard des tâches que vous devriez exécuter dès maintenant. Le phénomène impacte notre organisation personnelle comme professionnelle et empêche de gérer son temps efficacement.

En plus d’être une entrave à la productivité, le problème de la procrastination est qu’elle crée un sentiment de culpabilité, qui nous amène à redouter encore plus la tâche en question. Un véritable cercle vicieux.

Pour y faire face, différentes stratégies sont possibles. Vous pouvez par exemple « hacker » votre cerveau, en vous disant que vous n’allez consacrer que 10 minutes à cette tâche. Quand on procrastine, c’est souvent parce qu’on a l’impression qu’en commençant une tâche, on doit impérativement la terminer d’A à Z, ce qui a tendance à nous rendre anxieux. Concentrez-vous pendant au moins 10 minutes, vous aurez le temps de faire un peu de « ménage » dans la réalisation de cette tâche, et vous verrez certainement que ce n’est pas si terrible que cela en a l’air. In fine vous pourriez bien venir à bout de cette tâche plus rapidement que prévu.

Aussi, apprenez à diviser une « grosse » tâche en un ensemble de petites actions. Un château ne se construit pas tout seul, c’est un ensemble de briques collées les unes aux autres. Quand on décompose une mission en petites tâches, le tout paraît beaucoup moins impressionnant, plus atteignable. On est moins anxieux à l’idée d’accomplir cette tâche, on s’y attelé donc plus rapidement et on tient tête à la procrastination.

Ne pas savoir dire non

Avez-vous du mal à dire « non » à votre boss, à vos collègues… lorsque ceux-ci vous font part d’une requête ? C’est un problème courant chez les Office Manager.

Si c’est le cas, vous êtes très certainement surmené. Cela entraîne bien sûr une démotivation, une baisse de la productivité, du stress, et un moral en berne. Rassurez-vous, il est possible de mettre fin à ce problème. On vous explique tout dans notre article « Apprendre à dire non quand on est Office Manager ».

Vouloir tout contrôler

Avez-vous le syndrome du micro-manager ? Quand bien même vous êtes Office Manager et que vous devez gérer un bon nombre de choses par vous-même, il y forcément des tâches sur lesquelles vous collaborez avec vos collègues.

Et c’est là que peut intervenir un problème courant en matière de gestion du temps : celui de vouloir tout contrôler, de « micro-manager ». On perd alors un temps fou sur des missions qui ne sont pas réellement les nôtres, sans parler du fait qu’on agace au plus haut point ses collaborateurs. Apprenez à lâcher du lest et à faire confiance aux personnes avec lesquelles vous travaillez.

Faire trop de multitâche

Si pendant que vous lisez cet article, vous êtes au téléphone avec un presta, tout en répondant à un email du département juridique, il y a de forte chance que vous soyez un récidiviste du multitâche.

Alors oui on sait, difficile de ne pas faire de multitâche du tout quand on est Office Manager. Cependant, vous devriez vraiment tenter de réduire au maximum cette méthode de travail néfaste. En vérité, vous passez jusqu’à 40% de temps supplémentaire par tâches avec le multitâche : votre cerveau est partout, et finalement nul part. Votre travail est moins qualitatif, vous faites plus d’erreurs, et vous passez en plus un temps supplémentaire à corriger ces erreurs.

Pour être productif et fournir un travail de qualité, la meilleure chose à faire est de se concentrer sur une seule chose à la fois, même si ce n’est pas toujours évident.

La méthode Pomodoro peut être une bonne solution au multitâche, on vous explique tout sur cette solution ici.

Ne pas planifier ses missions de manière inefficace

Chaque personne à ses propres pics de productivité. Certaines personnes sont du matin, et surperforment tôt, quand personne n’est encore au bureau. D’autres au contraire, sont plutôt productifs en fin de journée.

Quoi qu’il en soit, il est important de connaître votre propre rythme et vos moments de productivité. L’objectif est d’en tirer parti, et de planifier les tâches qui demandent le plus de concentration lors de ces périodes.

Si vous êtes une personne du matin, vous pouvez ainsi planifier le bouclage d’un reporting, la rédaction d’un dossier etc… lors de la matinée, quand vous pourrez consacrer votre après-midi à une réunion ou à répondre aux appels manqués. L’idée est d’utiliser son temps de manière intelligente.

Ne pas prendre de pause

Vous pensez que vous pouvez travailler non-stop, pendant des heures, sans prendre la moindre pause, pour être plus productif et respecter vos deadlines ? Vous pensez aussi que la pause du midi est facultative, et vous mangez sur votre bureau (ah tiens, on en parle ici d’ailleurs)

Vous avez tout faux, personne ne peut rester concentré et fournir un travail de qualité en travaillent sur de longues périodes, sans pause. Votre cerveau a besoin de se reposer, et ce n’est pas négociable.

Ne voyez pas les pauses comme une perte de temps, mais comme l’occasion de se ressourcer, pour ensuite être plus efficace, plus productif, plus créatif. Si c’est difficile, vous pouvez carrément planifier vos pauses dans votre agenda, et vous accordez 10 minutes pour prendre un café tout en discutant avec vos collègues, pour aller prendre l’air etc… Idéalement, prenez 10 minutes de pause toutes les 2 heures. Ah, et surtout, ne déjeunez pas sur votre bureau, les yeux rivés sur votre écran !

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