Les 4 secrets pour gérer ses to-do list
Comme une grande majorité des Office Manager, vous utilisez des to-do list pour votre travail au quotidien ? Très bien. Que ce soit via des posts-its, des outils comme Trello ou encore un simple fichier Word ouvert en permanence (pourquoi pas après tout), les to-do list nous permettent de garder par écrit la liste des actions que l’on doit faire. Pratique pour ne rien zapper en somme. Mais parfois, il arrive que les to-do lists deviennent angoissantes : on a tellement d’actions à faire que l’on ne sait plus par où commencer, alors que le but inititial est d'améliorer sa productivité. On ressent alors un profond sentiment de découragement. Pour éviter cela, il y a quelques règles à respecter pour gérer ses to-do lists et les maîtriser, avant que celles-ci ne finissent par vous maîtriser vous.
Évitez d’inscrire sur votre to-do list les trop petites tâches
Il est inutile d’inscrire toutes les petites tâches minuscules que vous avez à réaliser sur votre to-do list. Si vous le faites, vous agrandissez en vain la taille de votre liste et cela renforce son aspect décourageant : tellement de choses à faire qu’on ne sait plus par où commencer. En plus, avouons-le, on passe parfois plus de temps à mettre à jour sa to-do list qu’à réaliser des actions qui vont réellement permettre d’éliminer les tâches. C’est ce qu’on appelle plus communément brasser du vent. Gardez un équilibre et demandez-vous si cela vaut vraiment la peine d’ajouter à votre to-do list cette énième mini-tâche qui vous demandera seulement 30 secondes, comme imprimer la relance de facture de ce fournisseur enragé . Le mieux, si vous le pouvez, est alors d’exécuter la tâche directement, parce que 30 secondes, c’est justement le temps qu’il vous faut pour ajouter cette tâche dans votre liste. Gérer ses tâches demande parfois (souvent) de lutter contre la procrastination.
Tout ce qui est déjà dans votre agenda, comme le fait d’assister à une réunion par exemple, est par définition déjà dans votre agenda. Pas la peine de l’ajouter à nouveau dans une to-do list, et pourquoi pas l’inscrire au marqueur sur votre front pendant que vous y êtes ? Si vous avez peur de l’oublier, paramétrez des rappels dans votre agenda, la formule a fait ses preuves.
Attention cependant, parfois des mini-tâches peuvent s’avérer vraiment importantes, et vous n’avez pas forcément la possibilité de les faire immédiatement. Comme par exemple répondre à un mail du mega-boss de la filière France. Vous pouvez alors faire une exception et l’inscrire sur votre to-do list, mais exécutez la tâche rapidement pour ne pas qu’elle ne traîne pas pendant des semaines sur votre liste et finisse par prendre la poussière.
Partagez votre to-do list
Parfois, les tâches de votre to-do list ne dépendent que de vous. Mais dans un projet plus global, d’autres personnes peuvent être en charge de la réalisation de ces tâches. Utilisez un outil de gestion de to-do list collaboratif, comme Trello, pour avoir une vue centralisée de la to-do list. Si une tâche dépend d’une ou plusieurs autres personnes, désignez des responsables de la tâche, allez-vous faire un café, et attendez que la tâche soit réalisée.
Toutefois, si via un outil de to-do list collaboratif, d’autres personnes ont la possibilité de vous attribuer des tâches, assurez-vous qu’ils lisent cet article au préalable. Le travail collaboratif à du bon quand tout le monde respecte les règles en matière de gestion des tâches !
Certains outils permettent également de se synchroniser à des applications (CRM, boîte-mail etc...), ce qui peut être très pertinent pour certaines tâches !
Donnez aux tâches des deadlines.
La règle : chaque tâche doit avoir une date limite de réalisation. C’est le meilleur moyen d’éviter de voir traîner des lustres une tâche dans sa to-do list. Si votre outil de to-do list le permet, ajoutez des rappels qui vous permettent de voir quand la deadline d’une tâche donnée approche. Ces deadlines vous aideront également à hiérarchiser votre travail, et à faire en premier ce qui est le plus urgent (ou pas). Parfois, la pression du temps, ça a du bon.
En matière de deadline, certains outils de to-do list vous permettre d'avoir une vue Kanban, ou en diagramme de Gantt, ce qui peut s'avérer très utile pour le suivi des tâches et de l'avancement.
Organisez l’ordre de vos tâches dans la to-do list
Hiérarchiser les tâches de sa to-do list : sûrement le point le plus important pour bien gérer ses projets. Dans votre to-do list, la tâche tout en haut n’est pas forcément la plus importante ni celle que vous devez faire en premier. Vous ajoutez les nouvelles tâches comme elles viennent et tout s’accumule un peu n’importe comment. Mais le cerveau aime les choses logiques. Ainsi, s’il vous est possible d’organiser vos tâches de haut en bas, ou encore de créer des groupes, vous pourrez améliorer considérablement la lisibilité de votre to-do list et visualiser facilement vos différentes tâches.
Vous pouvez également utilisez la matrice d'Einsenhower pour piloter et prioriser vos listes de tâches en regroupant les tâches urgentes, non-urgentes, importantes, non-importantes... Une méthode qui a fait ses preuves en matière de productivité, la garantie de tâches accomplies.
Le principe est de ne pas chercher des heures la tâche sur laquelle vous devez travailler en priorité. Une to-do list est déjà assez angoissante comme cela pour devoir y passer plusieurs minutes avant de trouver ce que vous cherchez. Une to-do list claire et organisée est plus apaisante, un peu comme quand vous travaillez sur un bureau rangé plutôt qu’un bureau en bordel.
Pour finir, n’oubliez pas qu’une to-do list doit vous faire gagner du temps pour réaliser vos tâches efficacement, et non pas consommer encore plus de temps qu’elle ne vous en fait gagner. Gardez en tête les règles énumérées dans cet article et tout devrait bien se passer.
