Comment impliquer tout le monde dans la transformation digitale de l’entreprise

Transformation digitale. Ça fait des années qu’on vous bassine avec ce terme. Mais qu’est-ce que c’est au juste ? D’après notre cher Wikipédia, il s’agit du « phénomène de mutation lié à l’impact du numérique et d’Internet. Il s’agit d’un néologisme apparu dans les années 2000 visant à conceptualiser l’influence de la montée en puissance des technologies du numérique sur les organisations ». En ce qui vous concerne Office Manager, ça fait longtemps que vous avez compris l’intérêt d’utiliser les nouvelles technologies dans votre travail au quotidien : gain de temps, gain d’efficacité, tâches simplifiées… Pourtant, tout le monde ne voit pas la transformation digitale du même œil. Certains de vos collègues la voient même plutôt comme un robot venu voler leur boulot, et sont donc réticents à changer leurs manières de fonctionner. Et surtout, ils ne sont pas toujours très à l’aise avec les nouvelles technologies, ce qui est normal si personne ne leur apprend. Ainsi, quand vous demandez que l’on envoie les notes de frais via un nouveau portail en ligne, certains de vos collègues continuent de vous apporter les versions papiers de leurs tickets de caisse justifiant leurs frais, le tout dans une enveloppe et hop débrouilles-toi. Pas toujours simple. Voici quelques façons d’impliquer tous les collaborateurs dans la transformation digitale de votre entreprise.

Organisez des sessions de mentoring.

Qu’on se le dise : ce sont souvent les plus anciens qui se sentent mis de côté concernant l’utilisation des nouvelles technologies dans le cadre professionnel (mais pas toujours, attention, loin de nous l’idée de faire des généralités ! #grosclichéassuméàmoitié). Au contraire, les plus jeunes sont nés avec un écran tactile dans les mains et utilisent avec aisance tous les outils digitaux (encore une fois pas tous, certains galèrent encore à ajouter une pièce-jointe à un email, mais c’est une autre histoire).

Bref, pourquoi ne pas organiser des sessions de mentoring en interne ? Les plus jeunes aident leurs aînées à se servir d’un nouvel outil, à appréhender un nouveau process…

« Si tu donnes un poisson à un homme, il mangera un jour, si tu lui apprends à pêcher, il mangera tous les jours ».

Il n’y a que des bénéfices :

• Les personnes les moins à l’aise avec la technologie développent des compétences et se sentent aidées
• Les plus jeunes sentent qu’on leur fait confiance, la relation s’inverse, ils gagnent en leadership et en légitimité
• On arrête de vous faire parvenir les notes de frais dans des enveloppes posées à la va-vite sur votre bureau

Formalisez les process par écrit.

Ça y est, vos petits jeunes ont organisé des sessions de formation, pourtant ils se plaignent d’être sans cesse harcelés afin de réexpliquer certains points. Voilà pourquoi vous devez formaliser par écrit les différents process. Vous pouvez pour cela utiliser des wikis , ou réaliser des tutos. Le tout doit bien sûr être stocké sur un espace de travail collaboratif, de façon à pouvoir être accessible facilement et à n’importe quel moment par quiconque a un doute. 

L’expérience

L’expérience client, c’est bien, l’expérience collaborateur, c’est encore mieux. À quoi bon mettre en place des process digitaux, si au final, c’est encore plus compliqué que ça ne l’était avant, à la bonne vieille époque de l’imprimante ? Mettez-vous à la place des collaborateurs lors de la mise en place d’un nouvel outil ou d’un nouveau process : est-ce que ça leur simplifie réellement les choses ? L’usage est-il contraignant ? Le parcours doit être fluide et simple pour tous. Si ce n’est pas le cas, envisagez de changer de manière de fonctionner.

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Impliquez les collaborateurs

Pour qu’un nouvel outil ou une nouvelle procédure soit réellement adopté, impliquez les collaborateurs dans sa définition. Quels sont leurs besoins ? Quelles parties de leur travail peut-on simplifier ? Il s’agit de mettre en place des solutions qui tiennent compte des besoins réels de vos collaborateurs, et non pas de besoins supposés. Organisez des workshop pour discuter de ces besoins et des solutions qu’il est possible d’apporter. Le choix de la solution doit faire l’objet d’un consensus, sinon quoi elle ne sera pas adoptée par tous.

Allez-y tranquillement

Si votre entreprise est encore un peu old-school en matière de fonctionnement, n’allez pas tout digitaliser à tout va du jour au lendemain. Vous risqueriez de brusquer vos collaborateurs et de faire échouer votre projet de transformation digitale. Allez-y progressivement, commencez par mettre en place des procédures qui peuvent facilement être facilement assimilées par tous.

N’oubliez pas l’humain

Votre entreprise est composée d’humain avant tout. N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs peuvent avoir la peur, parfois légitime, de se voir remplacer par un robot. Rappelez à vos collaborateurs que l’humain est au centre de la création de valeur. Rassurez-les, ce n’est pas un droïde qui sera assis tranquillement sur leur siège demain matin.