L’entretien de performance de l’Office Manager

En général, il a lieu tous les 6 mois : l’entretien de performance. Vous êtes évalué sur votre travail des 6 derniers mois, afin de savoir ce que vous avez bien fait, ce sur quoi vous avez merdé, et quels sont vos axes d’améliorations. Le poste d’Office Manager étant souvent moins structuré que d’autres, il peut être difficile de décider ce qu’une évaluation de performance d’OM doit inclure. Du coup votre boss galère, et vous demande à vous Office Manager, ce sur quoi vous devriez être évalué. On vous donne tous les éléments pour faire une évaluation de performance digne de ce nom pour un Office Manager.

Déjà, à quoi ça sert un entretien de performance ?

Pour les Office Manager, mais aussi pour les autres postes, l’entretien de performance à 3 objectifs. Premièrement, il s’agit d’identifier les forces de la personne et les objectifs atteints au cours de la dernière période. Qu’est-ce que la personne a apporté à l’entreprise depuis le dernier entretien de performance ? Deuxièmement, il faut identifier les faiblesses de la personne, qu’est-ce que l’Office Manager peut améliorer dans son travail ? Enfin, il s’agit de souligner les objectifs professionnels et personnels de l’Office Manager, et d’identifier des moyens d’atteindre ceux-ci. Ces entretiens de performance sont très importants pour bien manager ses équipes. Ils valident le travail des collaborateurs, et donnent des feedbacks concrets et des pistes d’améliorations pour la suite. C’est comme ça que les gens s’améliorent. Ils permettent aussi de gagner en transparence. Par contre attention, ça ne veut pas dire qu’il faut forcément attendre l’entretien de performance pour donner des feedbacks à l’Office Manager, la communication et la transparence doivent agir au quotidien, surtout pour ce poste.

Ce qu’on doit retrouver dans une évaluation de performance d’Office Manager

Une bonne évaluation de performance pour un Office Manager doit inclure des questions permettant de disposer d’une vision complète du poste (et vous savez qu’il est trèèès large), des responsabilités, et de tout le travail de la personne. Le mieux, c’est de diviser l’évaluation de performance en différentes catégories. Voici celles que l’on peut retrouver. Attention, il ne s’agit que d’une trame, elle doit être adaptée en fonction de l’entreprise :  les rôles et missions d’un Office Manager varient selon les entreprises.

La quantité et la qualité du travail :

• L’Office Manager est rigoureux et check régulièrement son travail pour éviter les bourdes
• L’Office Manager respecte les deadlines, il termine son travail à temps et évite de payer les fournisseurs avec 6 mois de retard
• L’Office Manager est productif
• L’Office Manager est fier de son travail, il le fait avec amour, et pas juste pas que son boss lui a demandé de le faire
• L’Office Manager cherche constamment à s’améliorer, il est à la recherche de nouveau process pour être plus efficace et apporter plus à l’entreprise

La fiabilité de l’Office Manager

• L’Office Manager est présent, il ne multiplie pas les absences injustifiées et ne donne pas un petit billet à son médecin traitant pour que celui-ci lui fasse de faux arrêts de travail
• L’Office Manager arrive à peu près à l’heure au travail, son réveil fonctionne correctement
• L’Office Manager finit les tâches urgentes avant de quitter le bureau pour rejoindre les collègues à l’afterwork

Le travail en équipe

• L’Office Manager a une bonne attitude dans l’entreprise, il respecte les autres collègues, même les abrutis, et fait preuve de politesse.
• L’Office Manager est enthousiaste et énergique au travail.
• L’Office Manager entretient de bonnes relations avec ses collègues de travail (pas besoin non plus d’être les meilleurs amis du monde, mais un peu de cordialité n’a jamais tué personne)
• L’Office Manager est conscient que le succès de l’entreprise et des équipes dépend aussi de son propre succès individuel
• L’Office Manager est disponible pour ses collègues (il ne faut pas qu’ils abusent non plus)
• L’Office Manager sait utiliser les connaissances et les compétences de ses collègues pour mener à bien ses missions
• L’Office Manager est capable d’expliquer et d’enseigner des compétences à ses collègues
• L’Office Manager sait faire preuve de patiente auprès de ses collègues si ceux-ci sont longs à la détente.

Résolution de problèmes et prise de décision

• L’Office Manager cherche à améliorer les process pour gagner en efficacité (comme ce système de gestion de la paie à l’ancienne qui n’a pas été revu depuis 1997)
• L’Office Manager définit ses priorités et sait les ajuster quand il doit faire face à des imprévus
• L’Office Manager fait preuve de discernement et il sait analyser un problème pour y trouver une solution (pas de problèmes, que des solutions)
• Face à une situation, l’Office Manager sait envisager les différentes options qui s’offrent à lui avant de prendre une décision

La communication

• L’Office Manager est ouvert à la discussion avec ses collègues de bureau, et ne claque pas la porte au nez au premier collaborateur venu lui poser une question
• Les informations données par l’Office Manager sont claires et faciles à suivre.
• L’Office Manager sait poser des questions et demander de l’aide au besoin
• L’Office Manager possède de bonnes compétences en communication orale et écrite.