Comment gérer la formation en entreprise ?

« Bof », « il y a d’autres priorités », « on n’a pas l’argent nécessaire ». Quand vous évoquez la possibilité d’accorder des formations à vos collaborateurs (suite à une demande de formation sur Microsoft Office de Gégé qui n’arrive pas à convertir un fichier Word en pdf, et ferait bien de se perfectionner sur le sujet) votre boss ne manque pas d’excuses pour balayer le sujet. Il trouvera toujours une bonne raison pour vous expliquer qu’il y a d’autres sujets plus prioritaires. Pourtant, la formation de vos collaborateurs devrait être considérée comme tout à fait essentielle : non seulement elle permet que les compétences de vos chers collègues restent au goût du jour, mais elle permet aussi de booster la productivité et le bonheur au travail. Former les salariés, un vrai sujet donc.

De plus, un collaborateur qui sent que son entreprise est capable de lâcher quelques billets pour le former est un collaborateur qui se fidélise, et qui potentiellement restera plus longtemps. La fidélisation, c’est important, alors autant investir un peu sur la formation pour économiser sur le recrutement, non ? Le retour sur investissement de la formation collaborateur peut être énorme. Voici comment vous y prendre pour mettre en place des actions de formation bétons et favoriser l'évolution professionnelle de vos collaborateurs.

Identifiez les besoins

Votre entreprise, à l’aide de vous Office Manager, doit être capable d’identifier les domaines où un peu de formation serait le bienvenu. Acquérir des compétences, c'est toujours bien.

Cela peut être de la formation sur des outils, comme avec l’exemple de Gégé qui galère sur Microsoft Office comme vu précédemment, sur compétences managériales ou encore sur les soft skills, comme la confiance en soi ou la prise de parole en public. L’important est que les formations soient ciblées par rapport aux différents collaborateurs : pas forcément la peine que Martine, 22 ans et nés avec un smartphone dans les mains, assiste à une formation sur les réseaux sociaux où on lui explique comment partager une photo.

Vous pouvez faire passer un bilan de compétences à vos collaborateurs, de manière à identifier les champs où il serait bon de suivre une formation, et assimiler de nouvelles connaissances et compétences.

De même, il est possible que certains de vos salariés aient envie de se reconvertir, d'avoir une nouvelle activité professionnelle, tout en restant de votre entreprise. Le management doit être à l'écoute de ce genre de demande, et favoriser la transition professionnelle à travers la mise en place de dispositifs de formation. La reconversion professionnelle au sein de l'entreprise ne doit pas être un tabou !

Apprenez des erreurs de l’entreprise

Votre entreprise vient de se faire bouffer 30% de parts de marché par un nouveau concurrent arrivé il y a peine 6 mois sur le marché. Où avez-vous échoué ? Qu’est-ce que ce concurrent a fait de mieux que vous ? Les erreurs de votre entreprise peuvent vous indiquer où il serait bon de mettre en place un peu de formation et mettre en place un développement des compétences.

La formation en entreprise, ça doit être du régulier, pas juste du one-shot

Si votre boss se résout finalement à mettre en place des formations et vous demande de conseils sur la façon de mettre tout cela en place, expliquez-lui que la formation doit s’organiser de façon régulière, plutôt qu’en one-shot, avec une grosse session de formation une fois tous les 6 mois. L’idéal, c’est de faire une petite session de formation environ tous les 15 jours. Car oui, personne n’aime rester une journée entière à écouter un type parler, et les participants risquent bien de ne plus rien écouter à la formation au bout de 2 heures. Développer les compétences, oui, s'ennuyer comme un rat mort, non.

En adoptant un rythme régulier, vous permettrez à vos collaborateurs de mieux absorber toutes ces nouvelles connaissances sur le long terme. Sans compter que vous développerez un côté « apprentissage » dans la culture de votre entreprise, ce qui ne fera pas de mal à votre marque employeur. Choisissez des organismes de formation qui proposent une validation des acquis, ou des certifications, pour un sentiment de satisfaction plus fort chez vos collaborateurs, au-delà du simple perfectionnement.

Des sessions de formations régulières permettent aussi à vos collaborateurs de vous donner davantage de feedback, ce qu’ils ont aimé, ce qu’ils ont moins aimé, là où ils ont appris beaucoup de choses etc… Vous pourrez ainsi améliorer la pertinence des formations et observer en temps réel tous les effets positifs sur les équipes. Vos parcours de formation seront de plus en plus précis.

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Étendez le champ des compétences de vos collaborateurs

On l’a vu plus haut, les formations doivent être personnalisées en fonction des besoins de vos collaborateurs. Mais cette personnalisation ne doit pas enfermer vos collaborateurs dans un champ de compétences définis. Il peut être intéressant de former vos collaborateurs sur des domaines à mille lieux de leurs métiers dans l’entreprise. Jacques, le responsable du service informatique peut très bien se voir intéressé par une formation à propos du Marketing, domaine pour lequel il cache secrètement son intérêt depuis des années après s’être vu refuser son admission en école de commerce quand il était jeune.

Ainsi, vos collaborateurs sont plus ouverts, comprennent davantage le rôle des autres équipes, et travaillent mieux ensemble. Mieux encore, vous encouragez la mobilité interne, ce qui encore une fois peut permettre de garder vos collègues plus longtemps au sein de l’entreprise.

Pour ce genre de formation, vous pouvez mettre en place un système de mentoring, où un commercial forme l’équipe Finance sur son domaine, et inversement. Encore une fois, il s'agit de faciliter l'évolution professionnelle et permettre à tous d'acquérir de nouvelles compétences !

Formation professionnelle : accordez une attention particulière aux anciens

Se concentrer sur les personnes les plus âgées dans votre entreprise est un très bon investissement. À 50 ans, un collaborateur a déjà travaillé environ 25 ans, et ses compétences/connaissances ne sont pas forcément autant à jour qu’un jeunot qui vient d’obtenir son diplôme. Ça ne veut cependant pas dire qu’on doit le laisser pour compte : il a sûrement des besoins de formation.

Vous n’êtes pas sans savoir que l’âge de départ à la retraite est parti pour augmenter. Les plus anciens de votre entreprise ont donc très certainement encore 10, 15 voire 20 ans à travailler. Investir pour les former est donc un moyen de faire une petite mise à jour, et de redonner un petit coup de boost à leur motivation. Encore une fois, mettre en place du mentoring à l’aide des plus jeunes générations peut s’avérer un pari payant, et chacun a beaucoup à apprendre des autres.

Pour résumé, la formation, oui, ça vaut vraiment le coup. La formation professionnelle de façon régulière est nécessaire pour permettre à vos équipes de progresser, et c’est vous Office Manager qui devez en convaincre votre boss, qui sera très vite satisfait des résultats. C’est idéal pour booster la motivation des collaborateurs, créer des liens et étendre le champ des compétences de chacun ! Renseignez-vous également sur les possibilités offertes par le Compte personnel de formation (CPF) !

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