Comment communiquer sur l’organisation d’un événement d’entreprise

Votre entreprise organise un petit déjeuner thématique où elle souhaite inviter tous ses clients et prospects pour communiquer sur un sujet donné, gratter quelques cartes de visite, et surtout espérer décrocher de nouveau contrat, le tout sur fond de chaussons aux pommes et de café tièdes ? Pour que cet événement soit un succès, la première chose à faire est de s’assurer qu’un maximum de monde sera au rendez-vous. Pour cela, il est donc nécessaire de communiquer sur l’organisation de cet événement, sinon quoi la salle risque d’être vide.

Manque de pot, le service marketing est surbooké, et c’est vers vous, Office Manager, que le boss se tourne pour assurer la communication de l’événement. Réunir un max de monde à 9h du mat’ pour écouter 2 types en costard parler Intelligence Artificielle n’est pas chose aisée : la communication événementielle ne s’improvise pas. Voici quelques conseils pour communiquer au mieux sur l’organisation de votre événement et vous assurer que le petit déjeuner thématique ne soit pas un flop.

Utilisez les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de communiquer auprès de votre cible : a priori ceux qui vous suivent sur Linkedin , Facebook ou encore Twitter vous connaissent déjà et seront donc plus disposés à participer à votre événement. Postez un lien vers la page d’inscription à votre événement et soignez le wording et mettant en avant le programme de l’événement et tout élément qui pourrait encourager les gens à y participer (insistez bien sur le fait qu’il y aura de la bouffe). N’hésitez pas à republier une ou deux fois par semaine. Vous pouvez même jouer sur l’effet d’urgence en ajoutant « attention, plus que 10 places disponibles ! » (même si c’est totalement faux).

Sachez également qu’il est possible d’utiliser la fonction « Événement » de Facebook, qui se chargera alors d’envoyer des rappels aux personnes intéressées ou inscrites, qui pourront même partager l’événement. En plus, cette fonction est gratuite. Que demande le peuple ?

Utilisez un annuaire d’événement

En utilisant un annuaire d’événement comme Eventbrite, vous assurez une meilleure visibilité à votre fameux petit dej’. L’événement apparaît dans les résultats de recherche de la plateforme et est proposé à des gens susceptibles de s’y inscrire. Vous bénéficiez alors du trafic de la plateforme et pouvez gérer vos inscriptions. Ne vous en privez pas. Attention toutefois à vous y retrouver parmi les inscrits de différentes sources.

Ne négligez pas les signatures de mail

On vous l’a déjà dit, la signature de mail est un fabuleux canal de communication, trop souvent négligé. Avec 2000 mails par an en moyenne envoyés par chaque collaborateur à l’extérieur de l’entreprise, c’est le premier endroit où est véhiculée l’image de marque et où l’on peut diffuser de l’information. Autant en profiter ! Alors faites appel au graphiste en interne pour réaliser un joli visuel (ou à défaut, bricolez un petit truc sur Paint, on fait avec les moyens du bord) où sont indiqués les informations clés de l’événement (thème, date, lieu…), et ajoutez l’image dans votre signature de mail . Prenez bien sûr soin de rendre votre image cliquable pour rediriger vers la page d’inscription à votre événement.

Faites ensuite un mail que vous envoyez à tous les collaborateurs, où vous leur demander de mettre à jour leur signature de mail. N’oubliez pas d’ajouter la fameuse image en pj. Les commerciaux, qui voient un intérêt certains à ce qu’un maximum de monde se rende à l’événement (et donc un max de €€€  héhé) seront sûrement les premiers à s’exécuter. Pour les autres, ce sera peut-être un peu plus compliqué. Menacez de ne pas donner de tickets resto à quiconque n’aura pas mis à jour sa signature : simple et efficace.

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Communiquez à travers votre newsletter

Envoyer vous-même un mail à 50 000 contacts depuis votre Outlook pour communiquer sur l’événement risque de s’avérer compliqué… Même si le service marketing est surbooké, il trouvera bien quelques minutes pour rédiger une newsletter qui parle de l’événement.

Si votre base mail est conséquente, c’est un outil de communication surpuissant qui à coup sûr assurera le succès de l’évènement. Même chose que pour la signature de mail, la newsletter doit donner les informations clefs (thème, date, lieu) et inciter à cliquer sur la page d’inscription pour en savoir plus.

Sollicitez vos partenaires

L’événement est co-organisé avec un ou plusieurs partenaires ? Parfait, il n’y a pas de raisons que ce soit vous qui fassiez tout le boulot ! Demandez aux partenaires de communiquer également et mettez-vous en phase en ce qui concerne tous les éléments de communication. Toutes les actions précédemment citées peuvent également être réalisées par vos partenaires. Si le partenaire est un gros poisson, la visibilité de votre événement sera assurée (ce qui n’est pas une raison pour autant de vous tourner les pouces).

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