7 alternatives aux meeting vidéo

Le fait d’enchaîner les réunions vidéo vous angoisse ? La simple vue du mot “Zoom” ou “Skype” vous donne des sueurs froides ? Vous vous mettez même à regretter les bonnes vieilles réunions physiques, qui étaient certes soporifiques, mais avaient au moins le mérite de moins vous stresser ?

C’est tout à fait commun : avec le télétravail (plus ou moins forcé), beaucoup d’entre nous subissent les meetings vidéo, et finissent par développer un véritable stress.

Et développer du stress avec les réunions vidéo, c’est normal :

• Vous devez rester concentré sur votre écran

• Vous percevez beaucoup moins le langage corporel de vos interlocuteurs, vous avez donc du mal à comprendre leurs émotions

• Votre boss a décidé de vous coller 8 meetings en l’espace d’une journée

La bonne nouvelle, c’est que comme avec les réunions physiques, il y a des alternatives aux meetings vidéo, pour éviter de se coltiner la moitié de la journée sur Zoom, avec des structures de réunions plus au moins aléatoires. Si certaines alternatives paraissent évidentes, on a trop souvent tendance à passer à côté, le meeting vidéo étant devenu la norme. Au risque de perdre un temps précieux.

1. Écrire un email

“Nooon, sans blague, j’y avais pas pensé !” nous direz-vous, non sans une pointe d’ironie. Mais en y réfléchissant bien, vous seriez surpris du nombre de sujets que vous pourriez boucler avec des échanges d’un ou deux emails, au lieu de perdre 30 minutes dans une vidéoconférence.

Si c’est vous qui devez amener un sujet auprès de vos collaborateurs, posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce difficile à comprendre ?

• Est-ce que mes chers collègues vont être surpris de mon annonce ?

• Auront-ils beaucoup de questions ?

Si la réponse à ces 3 questions est “Non”, il y a une forte chance que vous puissiez boucler le sujet avec un simple email, et économiser votre temps et celui de vos collaborateurs. Au pire, vous terminez votre email par “je reste bien sûr à votre disposition pour échanger et donner plus de détails au besoin”, et le tour est joué.

2. Une vidéo

Rassurez-vous, pour cette alternative, pas besoin d’avoir fait option ciné au lycée, ni d’avoir bac +10 en montage vidéo.

Avant tout, dans quel contexte utiliser une vidéo ? La situation idéale, c’est celle où vous devez former vos collègues à l’utilisation d’un nouvel outil. Vous venez de déployer un nouvel outil de gestion des absences, et vos collègues doivent en toute urgence apprendre à l’utiliser. Vous pensez donc organiser un meeting vidéo et partager votre écran, mais vous risquer de perdre beaucoup de temps, surtout que certaines personnes ne seront pas disponibles au créneau choisi : vous allez donc devoir refaire la réunion plusieurs fois.

À la place, vous pourriez simplement vous filmer, vous et votre écran pendant que vous utilisez le logiciel concerné, tout en donnant vos instructions. Des outils comme Loom ou Vidyard permettent de le faire très facilement. Il vous suffit ensuite de partager la vidéo avec vos collègues, qui peuvent la regarder quand ils le souhaitent. En bonus, vous gagnez du temps si par la suite quelqu’un vous pose une question : vous n’avez qu’à lui envoyer la vidéo dans laquelle vous expliquez tout. Utile également pour les futurs onboarding que vous aurez à gérer donc.

3. La messagerie instantanée

Aujourd’hui, la plupart des entreprises sont équipées d’outils de messagerie instantanée, type Slack ou Teams. Profitez-en. Quand les emails sont moins efficaces pour de rapides questions à poser à vos collègues, la messagerie instantanée, elle, correspond exactement à cet objectif. Au lieu d’organiser un meeting vidéo avec la DSI pour obtenir une licence de logiciel, meeting dans lequel vous allez perdre 20 minutes de “small talk”, pour ensuite obtenir l’information en 30 secondes, vous pourriez envoyer un petit message sur Slack : ça fait très bien le job.

4. Créer un ticket

Alors que vous télétravaillez, vous rencontrez un problème technique sur votre ordinateur, et votre premier réflexe est de planifier un meeting avec le département informatique pour voir ce qui ne va pas ?

À moins qu’il s’agisse d’une urgence absolue, la plupart du temps, tout peut se régler en créant un ticket. Si votre entreprise est équipée d’un outil de ticketing, type Jira ou même tout simplement Trello, utilisez cet outil. Décrivez avec précision le problème rencontré et donner toutes les informations nécessaires à sa compréhension. Le service informatique vous sera reconnaissant et tout le monde gagnera du temps.

5. Utiliser son téléphone

Vieux jeu le coup de fil ? Pourtant, si vous n’avez pas à partager votre écran, un coup de téléphone se révèlera la plupart du temps largement suffisant lors des échanges avec une seule personne. Pas besoin d’utiliser un outil de vidéoconférence, et donc exit toutes les galères du type mise à jour de l’application, perte du lien du meeting, micro qui ne fonctionne pas etc… 

6. Utiliser la fonctionnalité “Commentaires”

Vous avez besoin que votre boss vous fasse des retours sur un document que vous avez rédigé. Vous pensez planifier un meeting vidéo avec lui pour parcourir le doc ensemble et faire les modifications en live ? Que nenni, voilà une grosse perte de temps !

La fonctionnalité “Commentaires”, disponible sur Word ou encore Google Doc, permet à quiconque ayant accès à un document de l’annoter et de faire part de ses réflexions. Votre boss peut alors vous faire ses retours quand il le souhaite, et prendre tout son temps pour lire attentivement le doc. Que d’efficacité.

7. Envoyer une enquête

Si vous cherchez à obtenir le feedback de vos collègues sur un sujet donné, il est bien souvent plus efficace de conduire une enquête, avec un outil comme Google Forms ou Typeform, plutôt que d’organiser une réunion vidéo où tout le monde parle en même temps. 

De plus, ce qui est intéressant avec les enquêtes, surtout si elles sont conduites de façon anonyme, c’est que vous obtiendrez des retours bien plus honnêtes que lors d’un meeting. Les plus timides de vos collaborateurs seront également bien plus à l’aise pour donner leur point de vue.